第一章總則

第一條為規(guī)范貴州省電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，按照《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔、與檔案管理要求》等有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，結(jié)合貴州省電子檔案管理的實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法適用于貴州省各級國家綜合檔案館及貴州省各級國家綜合檔案館接收范圍內(nèi)的黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的電子檔案的移交和接收工作。

第三條本辦法所稱電子檔案，是指黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

第四條移交與接收的電子檔案應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)保密安全的要求。

第五條貴州省各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責(zé)。

第二章電子檔案移交

第六條 移交單位范圍：屬于貴州省各級國家綜合檔案館接收范圍的單位。

第七條檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交，特殊情況可延長移交時(shí)間；涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定；檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

第八條移交的內(nèi)容：

(一) 凡屬貴州省各級國家綜合檔案館接收范圍內(nèi)的單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種門類電子檔案；

(二) 描述產(chǎn)生電子檔案及運(yùn)行過程的元數(shù)據(jù)；

(三) 保證電子檔案屬性的技術(shù)方法和相關(guān)軟件；

(四) 按規(guī)定需向貴州省各級國家綜合檔案館移交的其他電子資料。

第九條移交前的準(zhǔn)備工作：

移交單位按照同級綜合檔案館接收電子檔案計(jì)劃要求，填報(bào)需移交電子檔案的基本情況，同時(shí)對需移交電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查，合格后方可移交。

第十條電子檔案移交的基本要求：

(一) 移交單位對本單位辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)形成的電子文件，應(yīng)按該（OA）系統(tǒng)有關(guān)操作及時(shí)歸檔，歸檔后的數(shù)據(jù)包含電子檔案及其元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交；移交單位對本單位非辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)形成的電子文件，應(yīng)及時(shí)歸檔；數(shù)據(jù)移交時(shí)，有封裝工具的，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)，沒有封裝工具的，電子檔案目錄可以MDB、DBF、XLS文件格式描述，電子檔案全文可以JPEG、TIFF、PDF文件格式描述；其他格式的電子檔案移交應(yīng)符合國家有關(guān)要求。

(二) 電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；

(三) 采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交。

第十一條電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第十二條電子檔案一般以離線方式移交；在條件許可的前提下，可以進(jìn)行在線移交。

第十三條離線移交電子檔案應(yīng)當(dāng)滿足下列基本要求：

    (一) 移交單位采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；

    (二) 移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒；

    (三) 移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測；

    (四) 存儲(chǔ)電子檔案的光盤和光盤盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽，標(biāo)簽的標(biāo)注方法見附件一；

    (五) 移交光盤內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見附件二；

    (六) 不同年度、不同保管期限的電子檔案一般不存儲(chǔ)于同一光盤內(nèi)。

第十四條在線移交電子檔案的單位如果在貴州省電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上部署有“電子檔案移交接收管理平臺(tái)”客戶端的，可在貴州省電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上利用該平臺(tái)傳輸電子檔案；其他方式的在線移交應(yīng)當(dāng)按照國家保密要求傳輸電子檔案；傳輸?shù)臄?shù)據(jù)包應(yīng)當(dāng)符合DA/T46—2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式文件長期保存格式需求》、DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》要求。

第三章 電子檔案接收

第十五條貴州省各級綜合檔案館采用“電子檔案移交接收管理平臺(tái)”的，應(yīng)用該平臺(tái)進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)的接收，沒有“電子檔案移交接收管理平臺(tái)”的，按光盤載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)進(jìn)行在線接收或采用離線移交方式進(jìn)行接收。

第十六條電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。

第十七條貴州省各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可接收。

第十八條電子檔案檢驗(yàn)合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件三），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認(rèn)。

第十九條貴州省各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)將電子檔案交接、遷移、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)等信息補(bǔ)充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。

第二十條貴州省各級國家綜合檔案館電子信息管理部門收到移交的電子檔案后，一般在五個(gè)工作日內(nèi)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)保存；如果檔案管理系統(tǒng)不具備導(dǎo)入所接收電子檔案功能的，應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保存所接收的電子檔案。

第二十一條貴州省各級國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案載體保存5年以上。

第二十二條貴州省各級國家綜合檔案館對電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》進(jìn)行管理。

第四章附則

第二十三條本辦法由貴州省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十四條本辦法自2013年12月1日起施行。

附件一

貴州省電子檔案光盤載體標(biāo)注規(guī)范

一、 電子檔案光盤載體封面分正面和背面（含盤脊）；封面采用0.13MM厚的紙版制作；正面尺寸規(guī)格采用121mm*121mm（見表1）；背面尺寸格式采用118mm*151mm，要留有7mm的折疊紙舌（見表2）。

二、電子檔案光盤載體封面正面主要填寫電子檔案信息，包括全宗名稱、光盤名稱或內(nèi)容、案卷（文件）起止號、電子檔案起止時(shí)間、全宗號、目錄號（年度）、光盤編號、光盤刻錄時(shí)間、數(shù)據(jù)量（見表1）：

    (一) 全宗名稱：立檔單位的機(jī)構(gòu)全稱或規(guī)范簡稱；

    (二) 光盤名稱或內(nèi)容：正式發(fā)行的音像制品的名稱，可原樣標(biāo)注；不屬于音像制品，沒有光盤題名的，應(yīng)以簡要、準(zhǔn)確的文字概括本光盤存儲(chǔ)的電子檔案的主要內(nèi)容；

    (三) 電子檔案起止時(shí)間：光盤中電子檔案形成的起止年月日；只有一份電子檔案的，填該電子檔案的形成日期；

(四) 光盤編號：光盤的順序編號；

(五) 光盤刻錄時(shí)間：刻錄光盤的時(shí)間。

三、電子檔案光盤載體封面背面主要填寫背景信息，包括光盤種類、文件類型、保管期限、密級、光盤運(yùn)行軟件環(huán)境、光盤運(yùn)行硬件環(huán)境、刻錄光盤設(shè)備、刻錄光盤軟件、刻錄光盤單位（見表2）：

(一) 光盤種類：填寫光盤載體的類型，如：CD-R、CD-ROM、DVD-R和DVD+R等；

(二) 文件類型：用英文字母代表電子檔案的類型，文本文件用T，圖像文件用I，圖形文件用G，影像文件用V，聲音文件用A，超媒體鏈接文件用O，程序文件用P，數(shù)據(jù)文件用D；

(三) 保管期限：電子檔案歸檔時(shí)劃定的保管期限；

(四) 密級：光盤內(nèi)單份文件的最高密級；

(五) 光盤運(yùn)行軟件環(huán)境：運(yùn)行光盤所需的軟件環(huán)境，包括操作系統(tǒng)（如WINXP、WIN2000、WIN7）等；

(六) 光盤運(yùn)行硬件環(huán)境：運(yùn)行光盤所需的硬件環(huán)境，包括計(jì)算機(jī)類型、硬件設(shè)備要求等；

(七) 刻錄光盤設(shè)備：刻錄光盤的硬件設(shè)備；

(八) 刻錄光盤軟件：刻錄軟件，如WINONCD、EASY CD CREATOR、DIRECT CD、Nero等；

(九) 刻錄光盤單位：刻錄光盤的責(zé)任單位。

四、電子檔案光盤載體封面盤脊主要填寫套別、全宗號、目錄號（年度）和光盤編號（見表2）：

(一) 套別：電子檔案光盤要求備份3套保存，套別可填寫A、B或C，其中A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地備份；

(二) 全宗號：檔案館分配給立檔單位的編號。

五、電子檔案光盤載體封面應(yīng)采用打印機(jī)打印或用鋼筆填寫，文字簡練、字跡工整。

六、電子檔案光盤標(biāo)簽面為光盤商標(biāo)、光盤類型、光盤容量的標(biāo)注面；在光盤標(biāo)簽面下半部分的空白處，要求從上至下依次填寫光盤標(biāo)注的重要信息，順序?yàn)椋喝谔枴⒛夸浱?、光盤編號、套別、年度、刻錄時(shí)間、案卷（文件）起止號、數(shù)據(jù)量（見表3）。

七、電子檔案光盤標(biāo)簽面應(yīng)采用打印機(jī)打印或用非溶劑基墨水的軟性筆填寫，禁止用硬筆在光盤標(biāo)簽面書寫，禁止在光盤的激光讀出面數(shù)據(jù)區(qū)書寫任何信息；采用光盤打印機(jī)打印光盤標(biāo)簽面的，應(yīng)在光盤刻錄前打印。

表1：電子檔案光盤載體封面正面規(guī)格尺寸及標(biāo)注內(nèi)容如下所示

表2：電子檔案光盤載體封面背面規(guī)格尺寸及標(biāo)注內(nèi)容如下所示

表3：電子檔案光盤標(biāo)簽面標(biāo)注內(nèi)容如下所示

附件二

貴州省電子檔案光盤存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及管理規(guī)范

一、 術(shù)語和定義：

下列術(shù)語和定義適用于本規(guī)范：

(一) 光盤

光盤是一種用光學(xué)設(shè)備系統(tǒng)讀寫的光存儲(chǔ)信息載體，光盤具有存儲(chǔ)容量大、單位信息存儲(chǔ)價(jià)格低、易于保存、便于交換等優(yōu)點(diǎn)；

(二) 檔案級光盤

檔案級光盤是可記錄光盤中的優(yōu)等品，主要用于電子檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，其各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)優(yōu)于工業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)；在正確的使用方法和科學(xué)規(guī)范的保存條件下，使用壽命大于20年；

(三) 光盤常用技術(shù)指標(biāo)

塊錯(cuò)誤率（簡稱BLER）：

 CD-R光盤的塊錯(cuò)誤率是指每秒測得的錯(cuò)誤塊數(shù)量，CD-R光盤技術(shù)規(guī)范規(guī)定：BLER＜220數(shù)據(jù)塊／秒；

不可校正錯(cuò)誤E32：

讀CD-R光盤時(shí)不能被解碼器校正的錯(cuò)誤的總數(shù)稱為E32，CD-R光盤技術(shù)規(guī)范規(guī)定：E32 = 0；

奇偶校驗(yàn)內(nèi)碼錯(cuò)誤（簡稱PIE）：

 PI 與PO分別是ECC（錯(cuò)誤校正編碼）塊中的奇偶校驗(yàn)內(nèi)碼和外碼，DVD 光盤用PI 與PO 校驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的次數(shù)與程度來評價(jià)其記錄質(zhì)量，DVD-R和DVD+R技術(shù)規(guī)范規(guī)定PIE不能超過280；

奇偶校驗(yàn)外碼失?。ê喎QPOF）：

當(dāng)DVD?R讀出解碼器經(jīng)過第一輪糾錯(cuò)后，不能校正ECC塊內(nèi)數(shù)據(jù)就叫奇偶校驗(yàn)外碼失敗，DVD-R和DVD+R技術(shù)規(guī)范都規(guī)定POF = 0；

(四) 光盤壽命

光盤歸檔后，隨著時(shí)間推移，信息層退化，CD-R光盤表現(xiàn)為塊錯(cuò)誤率BLER增大，DVD?R光盤表現(xiàn)為奇偶校檢內(nèi)碼錯(cuò)誤PIE增大；BLER或PIE超過某個(gè)值后光盤中存儲(chǔ)的信息不能再正確讀取；歸檔光盤壽命終止的技術(shù)指標(biāo)是：CD-R光盤塊錯(cuò)誤率BLER≥220數(shù)據(jù)塊／秒或E32＞0、DVD?R光盤奇偶校檢內(nèi)碼錯(cuò)誤PIE≥280或奇偶校檢外碼失敗POF＞0；光盤從歸檔開始到壽命終止的這段時(shí)間稱為光盤歸檔壽命；

(五) 光盤的數(shù)據(jù)遷移策略

貴州省各級國家綜合檔案館、機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位檔案室使用光盤作為電子檔案載體時(shí)，必須建立定期檢測制度，監(jiān)控光盤關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)，適時(shí)實(shí)施光盤的數(shù)據(jù)遷移；當(dāng)CD-R的塊錯(cuò)誤率BLER或DVD?R的奇偶校檢內(nèi)碼錯(cuò)誤PIE達(dá)到或超出規(guī)定的三級預(yù)警線時(shí)，應(yīng)將該批光盤上的數(shù)據(jù)遷移到新的光盤或其他載體上。

二、 光盤的選擇

電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)，可根據(jù)需要選擇容量適合、符合歸檔要求的光盤；在條件許可的情況下，還可選擇各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)優(yōu)于工業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)的檔案級光盤。

三、一張光盤內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)一致，組織存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)大小應(yīng)控制在光盤標(biāo)定容量的90%以內(nèi)。

四、用于日常保存、使用、備份的光盤內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)如下：

(一) 根據(jù)擬存儲(chǔ)數(shù)據(jù)情況，按檔號結(jié)構(gòu)逐層建立文件夾，并將電子檔案數(shù)據(jù)納入其中，例如“全宗號\目錄號\案卷號”或“全宗號\年度\保管期限\問題（機(jī)構(gòu)）”；

(二) 如有行業(yè)規(guī)定的編號格式，則按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號結(jié)構(gòu)逐層建立和命名文件夾。

五、 用于移交的光盤內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)見表4，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)說明如下：

(一) 說明文件命名為“說明文件.TXT”，一個(gè)載體只有一個(gè)說明文件，存放本載體有關(guān)信息，包括載體參數(shù)(如載體容量、載體類型等)、載體編號、載體保管單位、載體制作單位、載體檢查單位、讀取本載體內(nèi)檔案所需要的軟硬件環(huán)境及其他各種有助于說明本載體的信息；

(二) 目錄文件命名為“文件目錄.XML”及“案卷目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，目錄文件與每份電子檔案相對應(yīng)，根據(jù)電子檔案具體歸檔方式進(jìn)行文件級描述或案卷級描述（將標(biāo)識中的“文件”二字改為“案卷”），每個(gè)條目中包括載體內(nèi)電子檔案順序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、密級、電子檔案名稱、備注等內(nèi)容。

(三) 電子檔案文件夾命名為“電子檔案”，存放電子檔案及其元數(shù)據(jù)，一般按年度—類別—文件的層次設(shè)置文件夾；根據(jù)檔案整理和分類方法以及實(shí)際情況可對存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)中的類別、案卷、文件等層級進(jìn)行取舍；

(四) 其他文件夾命名為“其他”，存放各種其他存入載體的文件，主要包括：所采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號規(guī)則、文件命名規(guī)則、XML模式及交接信息（包含交接、遷移、轉(zhuǎn)換、保存等元數(shù)據(jù)和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件）等等，這些文件應(yīng)采用TXT、XML和符合長期保存要求的格式。

六、光盤刻錄機(jī)選擇：

使用經(jīng)檢測性能優(yōu)良的光盤刻錄機(jī)；如是檔案級光盤，應(yīng)選擇檔案級光盤刻錄機(jī)；

七、 數(shù)據(jù)刻錄：

(一) 光盤刻錄前，必須在工作環(huán)境中取出包裝并放置2小時(shí)以上；工作環(huán)境應(yīng)盡量符合光盤保存及工作環(huán)境條件要求的相關(guān)規(guī)定；

(二) 光盤刻錄時(shí)，光盤卷標(biāo)以光盤號標(biāo)注，光盤號的編制規(guī)則如下：全宗號—目錄號—光盤編號—刻錄光盤時(shí)間或全宗號—年度—光盤編號—刻錄光盤時(shí)間；

(三) 光盤刻錄采用數(shù)據(jù)刻錄模式，選擇在刻錄結(jié)束時(shí)關(guān)閉光盤，即使還有剩余空間也不能再進(jìn)行追加、覆蓋刻錄，一次性完成數(shù)據(jù)刻錄；

(四) 光盤刻錄數(shù)據(jù)時(shí)，采用低速刻錄。即CD光盤采用12或16倍速刻錄速度，DVD光盤采用4或8倍速刻錄速度。

八、 光盤的檢測：

(一) 光盤刻錄完畢后必須對其錯(cuò)誤率和不可校正錯(cuò)誤進(jìn)行檢測，檢測合格的方可作為電子檔案存儲(chǔ)光盤保存；

(二) 光盤刻錄后檢測應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)指標(biāo)操作；

(三) 光盤檢測前，必須在工作環(huán)境中取出包裝并放置2小時(shí)以上；工作環(huán)境應(yīng)盡量符合光盤保存及工作環(huán)境條件要求的相關(guān)規(guī)定；

(四) 相同條件下刻錄產(chǎn)生的一式多份數(shù)據(jù)光盤，可從中抽取一份檢測，經(jīng)檢測合格的一份封存保管；對在相同條件下（時(shí)間、刻錄環(huán)境）刻錄產(chǎn)生的同一批數(shù)據(jù)光盤，可依據(jù)GB/T 2828.1—2003來進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢測；

(五) 經(jīng)抽樣檢測判為合格的光盤，可以保存；抽樣檢測發(fā)現(xiàn)不合格的，應(yīng)全部檢測，重新刻錄并檢測合格后方可保存；

(六) 光盤存儲(chǔ)的電子檔案信息重要的，或光盤總量較少的，可以對全部光盤進(jìn)行檢測。

九、光盤保存及工作環(huán)境條件要求：

(一) 光盤應(yīng)盡量在表5規(guī)定的溫濕度及大氣壓力條件下保存及工作；

(二) 光盤保存及工作應(yīng)在空氣潔凈、光線暗的環(huán)境中，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源及有害氣體源，遠(yuǎn)離污垢或異物處，禁止將光盤曝露在高溫、高濕環(huán)境及溫濕度經(jīng)常大幅變化的環(huán)境中；

(三) 在光盤保存及工作過程中應(yīng)盡量減少或避免光對光盤記錄層的照射，不允許將光盤長時(shí)間置于燈光或日光下；

(四) 光盤應(yīng)存放在專門保管場所，或購置符合保管要求的裝具；光盤單片裝盒，豎立存放，避免擠壓，避免光盤被劃傷、受重力沖擊。

十、 光盤的使用：

(一) 在準(zhǔn)備刻錄光盤前才拆除光盤盒外的塑封包裝，禁止在沒有準(zhǔn)備刻錄光盤時(shí)打開光盤包裝；

(二) 手拿光盤時(shí)用兩個(gè)手指捏住光盤的中心孔和外緣，保持光盤自然平直狀態(tài)，防止光盤彎曲；

(三) 使用后立即把光盤放回光盤盒；

十一、 光盤的維護(hù)：

(一) 擦拭光盤去除光盤上灰塵、異物、污斑、指紋和液體，應(yīng)使用干凈的棉布從光盤的中心沿半徑方向朝光盤的外緣橫向擦拭，禁止沿光盤的圓周方向擦拭光盤；

(二) 使用3級水清潔光盤，對難以清潔的污漬，可使用稀釋的異丙醇，用無絨布或擦鏡紙擦洗和拭干。

十二、光盤的備份

電子檔案數(shù)據(jù)光盤備份應(yīng)一式3份，一份封存保管，一份查閱利用，一份異地備份。

十三、光盤的管理：

(一) 光盤保管登記

光盤刻錄、標(biāo)識、存放完畢后，應(yīng)填寫《電子檔案數(shù)據(jù)光盤登記表》（表6），詳細(xì)記錄光盤號、數(shù)據(jù)光盤內(nèi)容、存儲(chǔ)位置等信息；

(二) 光盤借閱登記

光盤提供查閱利用時(shí)，應(yīng)填寫《電子檔案數(shù)據(jù)光盤借閱登記表》（表7），登記借出的時(shí)間、光盤號、用途及借出人等信息。

十四、 光盤抽檢：

(一) 定期抽檢光盤，建立科學(xué)、有效的光盤管理機(jī)制，確保電子檔案數(shù)據(jù)長期、安全的保存；

(二) 為了保證光盤的數(shù)據(jù)安全，設(shè)立光盤三級預(yù)警線：

一級預(yù)警線，CD-R光盤的塊錯(cuò)誤率BLER=120，DVD±R光盤的內(nèi)碼奇偶校驗(yàn)錯(cuò)誤PIE＝140；

二級預(yù)警線，CD-R光盤的塊錯(cuò)誤率BLER=160，DVD±R光盤的內(nèi)碼奇偶校驗(yàn)錯(cuò)誤PIE＝180；

三級預(yù)警線，CD-R光盤的塊錯(cuò)誤率BLER=200，DVD±R光盤的內(nèi)碼奇偶校驗(yàn)錯(cuò)誤PIE＝240；

(三) 光盤抽檢的時(shí)間周期為：未達(dá)到一級預(yù)警線，光盤每兩年檢測一次；從一級預(yù)警線到二級預(yù)警線之間，光盤每一年檢測一次；從二級預(yù)警線到三級預(yù)警線之間，光盤每半年檢測一次；抽檢應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)指標(biāo)操作；抽檢時(shí)須建立《數(shù)據(jù)光盤抽檢登記表》（表8），登記光盤抽檢時(shí)間、錯(cuò)誤率等情況，實(shí)施對光盤的科學(xué)管理。

十五、光盤數(shù)據(jù)遷移：

(一) 到達(dá)三級預(yù)警線或存儲(chǔ)數(shù)據(jù)運(yùn)行的軟硬件平臺(tái)發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)立即將該光盤的數(shù)據(jù)遷移到新的光盤或其他存儲(chǔ)載體；

(二) 數(shù)據(jù)遷移登記

建立《電子檔案數(shù)據(jù)光盤數(shù)據(jù)遷移登記表》（表9），登記遷移的光盤號、遷移原因以及新載體的編號等。

十六、 光盤銷毀：

(一) 發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移后，原光盤無需繼續(xù)保存的，應(yīng)作物理破壞性銷毀；

(二) 光盤銷毀工作由光盤處置小組負(fù)責(zé)，光盤處置小組由鑒定人、處置人、監(jiān)銷人組成并共同完成銷毀光盤的處置工作；

(三) 處置結(jié)束后應(yīng)填寫《電子檔案數(shù)據(jù)光盤處置登記表》（表10）。

表4：用于移交的光盤內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)如下所示

表5：

光盤保存所需溫濕度及大氣壓力如下表所示

表6：

電子檔案數(shù)據(jù)光盤登記表

表7：

電子檔案數(shù)據(jù)光盤借閱登記表

表8：

數(shù)據(jù)光盤檢測登記表

填表說明:

1、被檢測盤為DVD盤時(shí)不填寫B(tài)LER、E32、SYM、Jitter欄；若被檢測盤為CD盤時(shí)不填寫PIE、POF、ASYM、DC Jitter欄。

2、處理意見欄分四種情況填寫A、合格：表示今后每2年檢測1次；B、一級預(yù)警線：表示今后每1年檢測1次 ；C、二級預(yù)警線：表示今后每半年檢測1次；  D、三級預(yù)警線，表示立即實(shí)施數(shù)據(jù)遷移。

表9：

電子檔案數(shù)據(jù)光盤數(shù)據(jù)遷移登記表

表10：

電子檔案數(shù)據(jù)光盤處置登記表

附件三

電子檔案移交與接收登記表

填寫說明:

1.交接工作名稱:按移交單位或全宗號、移交檔案的年度、批次等內(nèi)容描述本次交接工作。

2.內(nèi)容描述：交接檔案內(nèi)容、類別、數(shù)據(jù)類型、格式、交接方式、過程等說明事項(xiàng)。

3.移交電子檔案數(shù)量：交接檔案的文件總數(shù)和案卷總數(shù)。

4.移交數(shù)據(jù)量：一般以GB為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位。

5.載體起止順序號：在線移交時(shí)，按載體內(nèi)電子檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)，并標(biāo)其順序號。

6.移交載體類型、規(guī)格：在線移交時(shí)，填寫“在線”。

7.準(zhǔn)確性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)移交檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性，可填寫檢驗(yàn)方法。

8.完整性檢驗(yàn)：移交的檔案和檔案數(shù)據(jù)的完整性檢驗(yàn)

9.可用性檢驗(yàn)：檢驗(yàn)電子檔案的可讀性等。

10.安全性檢驗(yàn)：對計(jì)算機(jī)病毒等進(jìn)行檢測。

11.載體外觀檢驗(yàn)：檢查載體標(biāo)識、有無劃痕、是否清潔等。